A eliminação de processos arquivados sempre foi um assunto delicado a ser tratado pelo Poder Judiciário. Durante muito tempo, estabeleceu-se a praxe de guardar todo o acervo de julgados indiscriminadamente, contudo, o custo dessa guarda, por vezes, mostra-se desnecessário, além de elevado. Assim, já há algum tempo, o Tribunal de Justiça de MS vem implantando políticas de avaliação de documentos, visando identificar aqueles que possuem valor histórico ou outra necessidade de manutenção, para, assim, poder eliminar do acervo os demais autos de ações transitadas em julgado.

Nesse intuito, o presidente do Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais de MS, Des. Paschoal Carmello Leandro, determinou a publicação da Instrução nº 38, que promoveu alterações na política de gestão dos processos arquivados para fins de eliminação física de autos no âmbito dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais.

Publicada no Diário da Justiça de 17 de dezembro de 2018, a norma representa uma atualização da Instrução nº 18, facilitando o processo de descarte e aperfeiçoando-o com a incorporação de novas regras. Busca-se, deste modo, a redução de custos no armazenamento de processos judiciais findos, bem como a possibilidade de acondicionar os demais em meio adequado à preservação.

Entre as mudanças apresentadas está a inserção de regras preocupadas com a inserção de dados importantes nos sistemas eletrônicos antes de ser feita a eliminação física dos processos. Agora, a Instrução determina claramente que peças como sentenças, acórdãos, decisões recursais monocráticas, além de acordos e homologações, deverão ser digitalizadas, com a devida inserção dos dados e documentos no SAJ, de forma que a qualquer tempo seja possível a expedição de certidões sobre o processo. Somente então esses mesmos documentos poderão ser eliminados.

Outra constante presente nas alterações é a preocupação com a segurança do procedimento. Com a publicação da Instrução nº 38, inclui-se a exigência de publicação de edital com, no mínimo 10 dias, previamente à eliminação física de autos. Além disso, criou-se norma determinando que todas as peças processuais que contenham dados pessoais sejam separadas e fragmentadas, atendendo, por conseguinte, as políticas de segurança da informação.

Ainda com esse objetivo, estipulou-se que a destruição de autos deve ocorrer sob orientação do Departamento do Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais, e que quaisquer casos omissos e incidentes deverão ser encaminhados para decisão do Presidente do Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais.

Por fim, foi instituído o Manual de Eliminação de Processos Físicos ? Juizados Especiais, como anexo à Instrução. Este manual se destina a orientar a política de eliminação física dos autos, propondo rotinas para gerenciamento dos acervos de processos judiciais arquivados.

Mais informações podem ser obtidas no link http://www.tjms.jus.br/legislacao/visualizar.php?lei=33179&original=1.